Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych informuje o obowiązku zgłaszania do rejestracji zbiorów danych osobowych prowadzonych przez organizacje pozarządowe:
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) nakłada na stowarzyszenia (art. 40) jako administratorów danych osobowych, obowiązek zgłoszenia zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych z wyjątkiem przypadków określonych w art. 43 ust. 1 ustawy (zgodnie z pkt 4 w ust. 1 powołanego artykułu zwalnia się z obowiązku rejestracji zbiór danych członków zrzeszonych w stowarzyszeniu). 

W związku z wykonywaniem zadań statutowych stowarzyszenia mogą prowadzić również zbiory danych osobowych podlegające obowiązkowi zgłoszenia od rejestracji np.: zbiory danych dotyczące osób, którym stowarzyszenia udzielają pomocy lub wsparcia czy też zbiory danych dotyczące darczyńców stowarzyszeń – tego typu zbiory prowadzą w szczególności stowarzyszenia mające status organizacji pożytku publicznego w rozumieniu art. 20 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). 

Niewykonanie obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbioru danych, stanowi czyn zabroniony przewidziany art. 53 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jego treścią „Kto będąc do tego obowiązanym nie zgłasza do rejestracji zbioru danych podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.”.

W niektórych sytuacjach (na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie danych osobowych) organizacje są zwolnione z obowiązku ich rejestracji w GIODO. Będzie tak, jeśli organizacja przetwarza te dane osobowe tylko np. do prowadzenia sprawozdawczości finansowej, wystawienia faktury.

Na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
http://www.giodo.gov.pl (link Rejestracja zbiorów) znajdą Państwo szczegółowe informacje dot. powyższego, m. in.:
– ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
– w szczególności Rozdział 6 „Rejestracja zbiorów danych osobowych”,
– wzór Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych – załącznik do rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r.,
– wskazówki dot. wypełniania Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji.