Jak zorganizować konferencję prasową?
Konferencja prasowa to zorganizowane spotkanie z udziałem dziennikarzy, podczas którego przedstawiciel instytucji/firmy składa przygotowane wcześniej oświadczenie dotyczące określonej sprawy, a następnie odpowiada na pytania dziennikarzy. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji.
Żeby zorganizować konferencję prasową, potrzebne podjąć kolejne kroki:
- Określi cel
Powód musi być bardzo ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji.
- Ustal termin i miejsce
Trzeba wybrać termin i miejsce dogodne dla dziennikarzy. Termin nie powinien kolidować z innymi wydarzeniami (np. konferencja prasowa konkurenta).
Konferencja nie musi odbywać się w dużej sali, ale powinniśmy zadbać o dobre warunki pracy dla dziennikarzy.
- Zaproś ważną osobę
Warto zaprosić jakąś znaną i ciekawą postać, związaną z tematem konferencji, która przyciągnie korespondentów.
- Poinformuj media
O konferencji prasowej należy powiadomić dziennikarzy przynajmniej 24 godziny przed wydarzeniem.
- Przygotuj zaproszenia
Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faxem albo dostarczyć osobiste.
W zaproszeniu powinny znaleźć się podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zapraszasz na konferencję.
- Przygotuj się
Warto wyobrazić sobie, o co mogą pytać dziennikarze. Też zadbaj o to, aby wszystkie osoby, które mają brać udział w konferencji były dobrze do niej przygotowane.
Też uważaj, że konferencja powinna być krótka (30 – 45 minut), aby dziennikarze nie wyszli wcześnie.
- Materiały dla dziennikarzy
Korespondenci powinni otrzymać wcześniej przygotowane materiały informacyjne, które mogą przedstawiać sobą ulotkę lub broszurę z:
– komunikatem prasowym;
– notatką problemową;
– spisem osób występujących z krótkimi notkami o nich oraz kontaktem.
Co zrobić po konferencji?
Pozbieraj kontakty osób, które były na konferencji i potem wyślij im podziękowania. Również można wysłać dodatkowe materiały nieobecnym dziennikarzom.
