Jak zorganizować konferencję prasową?

Konferencja prasowa to zorganizowane spotkanie z udziałem dziennikarzy, podczas którego przedstawiciel  instytucji/firmy składa przygotowane wcześniej oświadczenie dotyczące określonej sprawy, a następnie odpowiada na pytania dziennikarzy. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji.

Żeby zorganizować konferencję prasową, potrzebne podjąć kolejne kroki:

  1. Określi cel
    Powód musi być bardzo ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji.
  1. Ustal termin i miejsce
    Trzeba wybrać termin i miejsce dogodne dla dziennikarzy. Termin nie powinien kolidować z innymi wydarzeniami (np. konferencja prasowa konkurenta).
    Konferencja nie musi odbywać się w dużej sali, ale powinniśmy zadbać o dobre warunki pracy dla dziennikarzy.
  1. Zaproś ważną osobę
    Warto zaprosić jakąś znaną i ciekawą postać, związaną z tematem konferencji, która przyciągnie korespondentów.
  1. Poinformuj media
    O konferencji prasowej należy powiadomić dziennikarzy przynajmniej 24 godziny przed wydarzeniem.
  1. Przygotuj zaproszenia
    Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faxem albo dostarczyć osobiste.
    W zaproszeniu powinny znaleźć się podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zapraszasz  na konferencję.
  1. Przygotuj się
    Warto wyobrazić sobie, o co mogą pytać dziennikarze. Też zadbaj o to, aby wszystkie osoby, które mają brać udział w konferencji były dobrze do niej przygotowane.
    Też uważaj, że konferencja powinna być krótka (30 – 45 minut), aby dziennikarze nie wyszli wcześnie.
  1. Materiały dla dziennikarzy
    Korespondenci powinni otrzymać wcześniej przygotowane materiały informacyjne, które  mogą przedstawiać sobą ulotkę lub broszurę z:

– komunikatem prasowym;

– notatką problemową;

– spisem osób występujących z krótkimi notkami o nich oraz kontaktem.

Co zrobić po konferencji?

Pozbieraj kontakty osób, które były na konferencji i potem wyślij im podziękowania. Również można wysłać dodatkowe materiały nieobecnym dziennikarzom.