Komunikacja zewnętrzna ma za zadanie skutecznie i we właściwym czasie dotrzeć z informacjami do wskazanej grupy odbiorców.
Elementy planowania komunikacji zewnętrznej są:
- wyznaczenie celów komunikowania
Określenie najważniejszych celów komunikowania pozwoli określić jego odbiorców oraz wskazać, jakie działania należy podjąć.
- wskazanie grupy odbiorców
Po skonstruowaniu celów określa się grupę odbiorców, z którymi organizacja będzie się kontaktować. Wskazanie odbiorców komunikatów pozwala lepiej dostosować ich treść, język, formę i tym samym zwiększyć szansę na skuteczne nawiązanie kontaktu.
- dobór działań i narzędzi przydatnych w komunikowaniu
Katalog narzędzi (materiały reklamowe, wydarzenia promocyjne oraz promowanie w Internecie) służy do utrzymywania stałego kontaktu organizacji z jej otoczeniem zewnętrznym bliższym i dalszym. Ich odpowiedni dobór pozwala zwiększyć skuteczność i efektywność działań.
- określenie harmonogramu
Planując kolejne działania w zakresie komunikowania, koniecznie jest wpisanie ich w odpowiednie ramy czasowe, tj. harmonogram. Pozwoli to organizacji określić czas potrzebny do ich realizacji i odpowiednio rozłożyć siły.
- ustalenie zasad ewaluacji działań w zakresie komunikowania
Ewaluacja to badanie, czy nastąpiła zmiana w wyniku podejmowanych działań oraz badanie cech tych zmian. Ewaluacja komunikowania pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy podjęte przez organizację działania w tym obszarze były właściwe.
- komunikowanie w sytuacji kryzysowej
W przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej organizacja powinna:
– zebrać zespół kryzysowy, który wspólnie przygotuje strategię działania;
– wyznaczyć osobę, która będzie się wypowiadała do mediów;
– poinformować zespół o sytuacji kryzysowej i przyjętej strategii działania;
– pozostawać w bieżącym kontakcie z mediami, stać się dla nich źródłem informacji.
Najważniejsza w sytuacji kryzysowej jest szybka reakcja i otwartość organizacji do wyjaśnienia zaistniałych okoliczności.
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za cały proces komunikowania
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za komunikowanie pozwala lepiej kontrolować cały proces komunikowania oraz nadaje odpowiedzialność za poszczególne etapy komunikowania konkretnej osobie.
Źródło: „ORGANIZACJA 2.0. Jak zarządzać organizacją pozarządową prowadzącą działalność gospodarczą?”
