Organizacje pozarządowe muszą działać zgodnie z zasadami określonymi w odpowiednich ustawach oraz wewnętrznych dokumentach stowarzyszenia lub fundacji.
Kontrola wewnętrzna polega na porównaniu stanu rzeczywistego, w którym organizacja się znajduje ze stanem wymaganym zapisami aktów prawnych.
Co więcej, kontrola wewnętrzna wskazuje błędy, które w przyszłości można zminimalizować — pozwala organizacji na skuteczniejsze i efektywniejsze działanie.
Kontrola wewnętrzna może dotyczyć różnych poziomów pracy:
- funkcjonowania całej organizacji;
- jej obszarów (programów);
- realizacji projektów;
- zaangażowania wolontariuszy;
- pracy pracowników i zleceniobiorców.
Istnieją 7 etapów kontroli wewnętrznej w organizacji pozarządowej:
- planowanie kontroli;
- określenie czasu na przeprowadzenie kontroli;
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej;
- przeprowadzenie kontroli;
- przekazanie informacji zwrotnej i zaleceń;
- wdrożenie zaleceń;
- weryfikacja wdrożonych zaleceń.
Planowanie kontroli:
Tworzenie różnych planów kontroli pozwala na przygotowanie osób i uwzględnienie adekwatnego czasu.
Określenie czasu na przeprowadzenie kontroli
Nie można wprost określić najlepszego czasu na przeprowadzenie kontroli wewnętrznej. Ustalenie okresu prowadzonej kontroli wynika z etapu, w którym organizacja się znajduje, czasu od poprzedniej kontroli i zakresu weryfikacji.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
W zdecydowanej większości przypadków realizowana jest ona przez członków zarządu.
Przeprowadzenie kontroli
Przeprowadzenie kontroli wynika z przygotowanego wcześniej planu. Warto pamiętać, że kontrola dotycząca obojętnie którego zakresu, winna być prowadzona z nastawieniem na rozwój i doskonalenie organizacji. Warto więc przygotować zestaw elementów (pytań sprawdzających), które zostaną poddane weryfikacji, pamiętać o zgodności z aktualnie obowiązującym prawem. Po przeprowadzeniu kontroli warto przygotować wewnętrzny protokół z zakresem niezbędnych zmian, terminie ich wdrożenia i osobami odpowiedzialnymi.
Przekazanie informacji zwrotnej i zaleceń
Poinformowanie zespołu o wynikach kontroli wewnętrznej pozwoli organizacji ograniczyć błędy w przyszłości. Im szybciej wyniki weryfikacji zostaną przekazane zainteresowanym osobom, tym większa szansa na sprawne wdrożenie zmian.
Wdrożenie zaleceń
Końcowym etapem prowadzonej kontroli wewnętrznej jest podjęcie działań korygujących.
Weryfikacja wdrożonych zaleceń
Kontrola wewnętrzna powinna być prowadzona z założeniem wdrożenia niezbędnych zmian. W okresie wdrażania zaleceń należy więc sprawdzić, na ile udało się zalecenia zastosować. Lepszą metodą będzie jednak omówienie z zespołem postępów we wdrożeniu.
Kontrolę wewnętrzną warto wiec podejmować regularnie i traktować ją jako element wspierający funkcjonowanie organizacji.
Źródło: „ORGANIZACJA 2.0. Jak zarządzać organizacją pozarządową prowadzącą działalność gospodarczą?”